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Quels avantages le RTLS apporte-t-il à la gestion des équipements médicaux ?

Hormis les moyens financiers parfois manquants, la gestion des équipements médicaux représente un frein au fonctionnement optimal des centres hospitaliers. En effet, d’après une étude de Frost & Sullivan, c’est en moyenne 20 % des dispositifs qui sont égarés chaque année, représentant des frais supplémentaires pour remplacer le matériel perdu. On observe également des cambriolages, comme ce fût le cas le 24 décembre 2020, avec le vol de cinq appareils d’échographie dans l’hôpital de Poissy (Yvelines), d’une valeur totale de 500 000 euros.

Cependant, les systèmes de géolocalisation en temps-réel (Real-Time location System en anglais) permettraient de réduire ces coûts liés aux pertes et aux vols, et optimiseraient la gestion des équipements pour améliorer les soins aux patients.

Dans un premier temps, la géolocalisation peut servir à perfectionner l’organisation des soins, notamment en réduisant le temps de recherche des dispositifs. En effet, il se peut qu’un patient arrivant aux urgences ne soit pas pris en charge immédiatement car les infirmiers doivent auparavant trouver un brancard pour le transporter jusqu’au service. Cette recherche peut prendre un temps considérable et mettre la vie du patient en danger s’il se trouve en situation d’urgence vitale. Pouvoir agir plus rapidement pour prodiguer les soins et sauver des vies est donc indispensable, et la possibilité de visualiser les brancards disponibles à proximité sur la carte de l’hôpital peut fournir une aide précieuse aux infirmiers.

Le regroupement des équipements par famille ou catégorie permet de simplifier leur visibilité sur la carte. Par exemple, les brancards apparaîtront en ble, tandis que les respirateurs seront en vert et les échographes en jaune. Il sera ensuite possible de sélectionner une seule catégorie d’équipements à afficher pour faciliter la lecture de la carte dans certaines situations. Ainsi, lorsqu’une urgence vitale ou traumatologique se présentera à l’hôpital, il suffira à l’infirmier de sélectionner le dispositif médical dont il aura besoin sur l’application web ou mobile pour pouvoir déterminer où se trouve l’équipement disponible le plus proche. Cette utilisation peut être étendue à l’ensemble de l’établissement et ne concerne pas que les urgences. Elle peut par exemple être aussi utilisée dans le service de soins intensifs.

Les systèmes de géolocalisation sont également utiles pour diminuer la quantité de dispositifs médicaux égarés chaque année. En effet, les pertes de matériel sont fréquentes et retrouver les équipements perdus constitue une tâche chronophage. 

Grâce au RTLS, il est possible de voir l’intégralité des équipements dans l’ensemble de l’hôpital, mais aussi d’effectuer des recherches de dispositifs, ce qui représente un gain de temps non négligeable. Ce temps auparavant employé à leur recherche pourra être consacré aux soins des patients. De plus, si un équipement reste trop longtemps dans une zone et qu’il n’est pas utilisé alors qu’il le devrait, le système peut envoyer une notification afin que ce dernier soit réintégré dans le circuit de soins dans le bon service qui n’aura donc pas besoin d’en racheter. Cela permet d’augmenter le taux d’utilisation de chaque équipement et de réduire les dépenses en achats d’équipements.

Aussi, le RTLS peut faciliter la gestion des stocks et des inventaires en les automatisant. En effet, dans beaucoup de centres hospitaliers comme le CHR d’Orléans, les inventaires sont encore réalisés à la main, ce qui prend beaucoup de temps car le pointage du matériel doit parfois être effectué plus d’une fois pour éviter les erreurs de comptage. Grâce à l’application liée au système de géolocalisation, le nombre de dispositifs de chaque catégorie peut être indiqué séparément, ce qui représente un gain de temps lors de la réalisation de l’inventaire. Cela permettra également aux soignants d’anticiper les soins aux patients lors d’un manque de matériel lié aux pertes ou aux maintenances, et de se focaliser sur ce dernier point.

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De plus, il faut savoir que les vols d’équipements médicaux sont bien plus courants que l’on peut le penser. Tous les dispositifs peuvent être visés : les petits équipements tels que les endoscopes (une vingtaine d’appareils volés en 2017 au Centre Hospitalier de Lyon), faciles à transporter pour les cambrioleurs, mais aussi des appareils plus volumineux comme les respirateurs (mars 2020 à l’hôpital privé Paul d’Egine dans le Val-de-Marne). 

Le RTLS peut réduire ces risques de vol d’équipements médicaux en envoyant des alertes automatiques basées sur le mouvement des équipements. Cela est réalisé en définissant un périmètre virtuel au-delà duquel un type d’appareil ne doit pas se trouver. Cela peut aller de l’hôpital entier, par exemple pour les lits, mais aussi se restreindre à un service unique pour les équipements plus spécifiques. Lorsque l’équipement médical franchira l’un de ces périmètres virtuels, une alerte sera immédiatement envoyée au personnel de sécurité pour prévenir d’un franchissement de zone. Ces derniers pourront donc intervenir plus rapidement pour stopper l’infraction.

Enfin, la traçabilité réglementaire des dispositifs médicaux et leur maintenance forment un point fondamental de leur gestion. En effet, les hôpitaux sont soumis à une législation stricte qui impose au personnel soignant de communiquer l’identification précise des équipements employés lors d’une intervention médicale sur le dossier du patient. Établie dans le cadre de la matériovigilance, cette réglementation permet ainsi d’identifier aisément les patients pour lesquels un dispositif appartenant à un lot problématique a été utilisé. Cette traçabilité devant être effective dès l’arrivée des équipements dans l’enceinte de l’établissement, le RTLS peut faciliter cette tâche : il sera plus aisé pour l’hôpital de suivre le trajet des dispositifs dans l’établissement dans le cadre de la traçabilité logistique, s’assurant que chaque dispositif se trouve au bon endroit, au bon moment. De même, si des cas de dysfonctionnements sont déclarés et que l’hôpital possède des équipements appartenant au lot considéré, leur localisation se fera plus facilement afin de les renvoyer au fournisseur pour éviter tout risque pour les patients.

La maintenance des équipements biomédicaux est également soumise à une réglementation particulière, et est de trois types : préventive (pour s’assurer du bon fonctionnement du matériel et changer les pièces à durée de vie limitée, est soumise à un calendrier préétabli), corrective (remise en état de marche après un dysfonctionnement) et prédictive (vérification de l’état d’usure des pièces pour évaluer le moment où une intervention sera nécessaire). Ces maintenances peuvent être effectuées en interne, c’est-à-dire par une équipe d’ingénieurs biomédicaux formée pour, mais elles sont le plus souvent effectuées en externe par une société, notamment pour les appareils d’imagerie complexes. 

En localisant le matériel pour lequel une maintenance préventive doit être effectuée le jour-même, il sera plus rapide de le trouver et de l’isoler pour éviter toute utilisation par les équipes médicales jusqu’à la fin de sa maintenance. De même, si un dispositif est défectueux, il sera facile de le localiser lorsqu’une intervention devra être faite pour le remettre en service, ce qui représentera un gain de temps pour les équipes biomédicales responsables de la maintenance. De plus, en intervenant plus vite, le dispositif sera à nouveau fonctionnel plus rapidement et verra donc son taux d’utilisation augmenter.

Les systèmes de géolocalisation permettent de faciliter le travail du personnel soignant, en automatisant les tâches à faible valeur ajoutée comme les inventaires et la recherche des équipements, dans le but d’accorder plus de temps aux patients. 

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